La soluzione è basata sulla dematerializzazione dei documenti e sulla  condivisione controllata di dati ed informazioni. Mantiene il concetto di proprietà del dato e/o informazione, pur consentendo l’accesso al fascicolo da parte di tutte le funzioni coinvolte nella gestione della pratica.

L’implementazione di questa soluzione può richiedere la revisione dei ruoli che intervengono nella esecuzione di un processo, ed, anche, la creazione di nuovi ruoli.